Notes of Life

音楽とITの可能性を探す、金川泰典のブログ

メールを送って一番気になるのは「見た」か「見てない」か

2014/04/25
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約 3 分

会社勤めをしていると、電子メールを使う機会がとても多いです。

通常のやりとりから、社内周知、電話をした内容の履歴を残すためなど色々なメールが飛び交います。

仕事はメールで来ることが多いのですが、メールを送った人は返事がいつ来るのかが気になってしまいます。

みなさんプライベートのメールでも、ちゃんと見てくれたかなー?って気になりますよね。

その心配を少しでも早く解消してあげることが、コミュニケーションを円滑に進めるコツだと思います。

■即答できるものは開いた瞬間に回答する

すぐに回答できるものは、すぐに返事をします。

後で処理しようとすると、それをタスクにしないといけないですし、内容を思い出す必要があるかもしれません。

重要度が低いと返し忘れてしまうことも。

自分自身の稼働を考えても、3分以内で回答できるものは返したほうがいいかもしれません。

 

■返事に時間がかかる場合は「ちょっと待ってね」と返す

調べたり確認する必要があって返信に時間がかかるものについては、まず「メールみました、すぐわからないので確認して返信します」などと返すようにしています。

あとで返そうと思ってメールを放置してしまうと、相手がメールを見たか、その返事にどのくらい時間がかかるのかがわからないので。

大抵の場合、メールの差出人からの催促は「メール見てますか?どのくらいで返事もらますか?」という内容だからです。

 

■LINEは既読がわかるのが特徴のひとつ

みなさんご存知のLINEは、このように「見たのか見てないのか」という不安を解消するとても良い仕組みがあります。

相手がメッセージを開くと、ほぼリアルタイムで既読通知が差出人に届きます。

プライバシーの懸念もあると思いますが、この既読通知(初めてではないかも)がそれまでのチャットと大きく違うLINEの特徴で、シェアの拡大に一役買ったと思います。

(電子メールも開封通知という仕組みがありますが、流行りませんでした。)

 

まずは一報返す、というのを心がけてみると、相手の反応も良くなるかもしれませんよ。

 

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